Escritório Virtual:

uma moderna solução de negócios

Murilo Nogueira

          Problemas modernos exigem soluções modernas. Neste artigo conheceremos os Escritórios Virtuais e como podem ser úteis para profissionais e empresários em busca de soluções criativas para viabilizar e aumentar os lucros de seus negócios.

Um pouco de história

          Empresas podem ser grandes ou pequenas, novas ou tradicionais, de capital público ou privado, de atuação local ou multinacional...

          Até alguns anos, tais empresas guardavam mais diferenças do que semelhanças - cada uma atuando em um nicho de mercado, vendendo serviços e produtos voltados para um tipo de cliente e, principalmente, competindo contra um grupo limitado e conhecido de concorrentes.

          Mas na virada dos anos 1990 o mundo mudou: fim da Guerra Fria, comércio global, difusão dos computadores, revolução nas comunicações, internet...

          A quantidade de novas informações e a velocidade das transformações se tornaram absurdamente elevadas. Uma nova empresa nascida em uma garagem na Califórnia podia em poucos anos se tornar um gigante mundial. Tendências surgidas em Tóquio modificavam as decisões de consumidores na América Latina. A livraria da esquina perdia clientes para a Amazon.com.

          Paradoxalmente, tantas mudanças criaram paradigmas comuns a todas as empresas:

- Todos disputam o mercado contra todos;

- Qualquer um pode se tornar líder (ou quebrar) em pouco tempo;

- Todos buscam baixos custos, agilidade, flexibilidade e competitividade.

           Existiriam soluções também comuns a esses desafios? Sem dúvida que sim. Neste artigo, falarei sobre uma em particular: os Escritórios Virtuais.

Escritório Virtual: o que é?

          Antes de tudo, cabe definir o que os escritórios virtuais são empresas que disponibilizam a infra-estrutura de um escritório — endereço físico, pessoal, mobiliário, atendimento telefônico, salas de trabalho, serviços de apoio administrativo etc. — a outras empresas e profissionais para os quais os investimentos e despesas necessários à montagem de um escritório próprio não se justificam.

          (Não confundir, portanto, com escritório eletrônico, normalmente um software que agrega algumas funções típicas de escritório para atividades à distância).

          Ao compartilhar o uso de sua infra-estrutura, o Escritório Virtual pode oferecer um serviço de qualidade por um custo normalmente inferior ao que o cliente teria se tivesse ele próprio que adquirir e manter todos esses recursos.

          Fica claro que o escritório virtual é, de fato, bastante real! Na verdade, este nome foi popularizado nos EUA e Europa (virtual offices), sendo a palavra virtual usada para enfatizar que a infra-estrutura está “fora” da empresa que a utiliza. Embora existam outros termos (até melhores) como escritórios inteligentes ou centros de negócios, a denominação escritório virtual se tornou referência para esse segmento de prestação de serviços.

Escritório Virtual: a quem se destina?

          Peço agora à  leitora que avalie os seguintes problemas empresariais:

- Começar um novo negócio sem gastar muito.

- Expandir um negócio já estabelecido com baixo investimento.

- Testar o mercado de outra região, sem abrir uma filial.

- Reduzir custos para melhor enfrentar a concorrência.

- Montar uma estrutura para uma atividade temporária ou de curta duração.

          Trata-se de problemas que podem afetar microempresas e grandes multinacionais, empreendedores jovens e experientes, indústrias e empresas de serviços.

          E, no entanto, todos podem encontrar uma excelente solução na contratação de um escritório virtual.

          Convido a leitora a digitar, no Google, a expressão “escritórios virtuais” e dedicar algum tempo a pesquisar alguns (em Janeiro de 2008 eram mais de 300 mil resultados!) dos links apresentados. Talvez se surpreenda ao descobrir que, por valores mensais bastante atraentes, é possível se tornar cliente de um escritório virtual e desfrutar de uma infra-estrutura moderna, atendimento telefônico e endereço de prestígio.

          E o que é melhor: sem ter que se preocupar com aluguel, condomínio, despesas de luz e telefone, custos de pessoal...

O autor: Murilo Nogueira é Mestre em Metrologia para Qualidade e Inovação (PUC-RJ) e graduado em Engenharia (UFRJ), Administração de Empresas (UERJ) e Informática (UERJ), com especialização em Engenharia Econômica (UFRJ) e MBA em Management (FGV-RJ). É Sócio-Diretor da Espaço 2D Escritórios Virtuais (www.espaco2d.com.br).